Las instituciones que nos contratan esperan que les entreguemos imágenes digitales de alta calidad, fieles al original y, en algunos casos, mejor que el original.
Son varias las acciones que podemos ejecutar para mejorar las calidad de las imágenes digitales:
La naturaleza del material que se está escaneando en archivos o instituciones sugerirá los principios de organización de las imágenes digitales.
Las series de publicaciones periódicas que sacan onstitucione o archivos, con frecuencia se dividen en volúmenes y números, las unidades documentales de archivo pueden venir en distintas agrupaciones documentales como legajos, libros, etc., paginados o foliados o sin ninguna paginación, etc., las monografías tienen números de página, las colecciones de manuscritos o de fotografías tienen números de carpeta o de acceso, etc.
En la mayoría de los casos en determinados archivos o instituciones, algún aspecto de estos principios de organización física pueden traducirse a la organización del sistema de archivo de imágenes digitales en carpetas y directorios, así como su renombrado para facilitar su accesibilidad.