Digitalizacion de Documentos - Escanear Documentos

Al escanear o mediante la digitalizacion, convertimos documentos en papel y en otro tipo de soportes (microfilm, negativos, etc.) en documentos digitales al escanear o mediante la digitalizacion de documentos. Contamos con una amplia gama de escáneres para la digitalizacion de documentos o escaneo de documentos para poder:

Digitalizacion o escaneo de documentos en hojas sueltas y encuadernados.
Digitalizacion de documentos con tamaños desde un justificante de un peaje hasta un formato DIN A0.
Escanear documentos o digitalización de documentos en soportes tipo papel, pergaminos, placas de cristal, microfilm de 16 y 35 mm., diapositivas, etc.

digitalizacion de documentos Habitualmente, antes de escanear o digitalizar documentos, debemos realizar tareas de preparación de la documentación que consisten en:

Inventariar y revisar el estado de los documentos a escanear o digitalizar (deteriorados, rasgados, arrugados, etc.) manteniendo un informe de incidencias que compartimos con el cliente.
Eliminar grapas, clips, y cualquier otro elemento que impida el correcto escaneado.
Generar separadores de documentos para garantizar la completitud de los mismos durante el escaneo de documentos.
Detección de hojas con información en ambas caras del documento.
Devolución de la documentación a su estado y orden original.

Estas tareas son intensivas en personas ya que deben realizarse manualmente y con cuidado ya que de su buena ejecución va a depender la calidad de todo el servicio.

Podemos generar todo tipo de imágenes digitales combinando los parámetros de escaneado principales.

Resolución a la hora de escanear o digitalizar documentos:

Resoluciones bajas 100, 200 puntos por pulgada (ppp) o menos, para aquellos clientes que buscan imágenes que “pesen pocos” bytes y, por tanto, se visualicen en el ordenador o se transmitan por la red de forma rápida.
300 ppp como la resolución más habitual actualmente, que permite obtener imágenes con un buen compromiso entre calidad y tamaño. Necesaria para aplicaciones de reconocimiento óptimo de caracteres (OCR).
400 ppp o superior hasta 4.800 ppp, para aquellas imágenes de conservación de las que derivar otras e imprimir reproducciones. También se aplican habitualmente a microfilm, negativos y fotografías.

Profundidad de bits

2 bits, para escanear documentos o digitalizar documentos en blanco y negro. Combinado con una baja resolución, nos ofrece imágenes de pocos bits. Utilizado para escanear documentos o digitalizacion de documentos tales como expedientes, facturas y papeles en los que lo importante es que se vea bien el dato y no que la imagen sea de gran calidad.
8 bits, habitualmente, para imágenes de tonos de grises.
24 bits, mínimo utilizado en documentos de carácter histórico, fotografías, etc. Podemos utilizar niveles de 32 bits en proyectos muy especiales.

Formato de salida

TIFF (grupo IV, con compresión LZW, mono página, multipágina) orientado a imágenes de conservación de la que derivar el resto.
JPG, PNG imágenes optimizadas y comprimidas para reducir su tamaño sin merma excesiva de la calidad.
PDF multipágina, PDF/A-1 para conservación de expedientes administrativos, con OCR o sin él.
Cualquier otro formato requerido.

De la selección y combinación de estos tres parámetros principales, y de alguno más secundario, podemos adecuar el escaneo de documentos o digitalizacion de documentos para obtener la imagen que más se adecua a las necesidades del cliente. Nuestros técnicos le ayudarán a escoger la mejor opción.