Bases de Datos para Mailings
GUPOST recepciona bases de datos de sus clientes con el objetivo de realizar el tratamiento de esos ficheros y prepararlos para la correcta impresion de los campos variables sobre un preimpreso (documentos con imágenes o textos ya impresos) o sobre un documento en blanco.
En muchas ocasiones el cliente remite a GUPOST la base de datos segementadas por publicos objetivos, para mandar un mensaje diferente a cada destinatario ( en función de sus variables sociodemograficas, habitos de consumo, histórico de ventas, etc.).
Los pasos a dar esquemáticamente en el tratamiento de una base de datos para impresión cabría resumirlos en:
- Firma del contrato de confidencialidad con GUPOST y asesoramiento en LOPD (Ley Organica de Protección de Datos de Carácter Personal).
- Recepción de los ficheros que contienen las bases de datos: en formato excell (.xls), access (.accdb), .dbf o texto plano (delimitado con diseño de registro o con registro de longitud fija ASCII).
- GUPOST examina la estructura de la bases de datos: que este bien campificada.
- Si el cliente lo desea se puede realizar algún tratamiento específico a dicha bases de datos con el propósito de evitar direcciones incompletas, registros duplicados, crear tipologías para diferenciar los mensajes, etc:
- Normalizar
- Deduplicar
- Enriquecer
- Georeferenciar
- …
- GUPOST procede a clasificar postalmente la base de datos en función del lugar de depósito de los efectos postales. A partir de ahí comienza la imposición dentro del documento de los campos para la impresión variable.
- Si es necesario a los documentos se les incorpora código de barras, códigos OMR o data matrix para su posterior ensobrado inteligente con agrupación de documentos por destinatario (es muy importante que al cliente no le llegue documentación de otro destinatario).
- GUPOST incorpora código de barras a todos los documentos para el posterior tratamiento de devoluciones con carácter automatizado, con la finalidad de devolver al cliente la base de datos actualizada.
- Se le remite al cliente un pdf con la muestra de cómo quedaría configurado su documento, para que nos de su ok o aprobación.
- Verificación de registros: se comprueba el número total de registros que contiene la base de datos, así como el primer y último registro para cotejar que coinciden una vez realizado el tratamiento de ficheros.
- Tras todos estos pasos, la base de datos tratada informáticamente ya está lista en red para proceder a su impresión variable, ya sea láser o inkjet.